Kara umowna definiowana jest w art. 483 § 1 kodeksu cywilnego, który stanowi, że  można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna).

Z powyższej definicji wynika, że po pierwsze aby mówić o karze umownej musi być ona wprost przewidziana w umowie, a także musi być wskazana jej wysokość lub chociaż przesłanki niezbędne dla ustalenia jej wysokości. Po drugie może ona być zastrzeżona na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. A po trzecie ma ona kompensować szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez dłużnika.

Wysokość kary umownej

Przepis powołany wyżej wymaga, aby kara umowna była określona jako „określona suma”. Nie oznacza to bynajmniej, aby było konieczne już w umowie wskazywać nominalną wartość kary umownej, choć jest to oczywiście możliwe. Prawidłowe będzie również wskazanie kryteriów zgodnie z którymi kara będzie obliczana, takich jak procent wynagrodzenia lub określona suma przemnożona przez każdy dzień zwłoki.

Pamiętać należy także, że zgodnie z art. 484 § 2 kc jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. Ocena czy wykonanie zobowiązania nastąpiło w znacznej czy nieznacznej części a także czy kara umowna jest rażąco wygórowana należy w każdym wypadku do sądu, choć może być także przedmiotem negocjacji między stronami. Przyjmuje się jednak, że kara umowna jest wygórowana gdy dysproporcja między karą a naruszeniem jest oczywista dla każdego obserwatora. Należy także pamiętać, że miarkowania kary umownej w razie częściowego wykonania zobowiązania nie jest możliwe w razie zobowiązania niepodzielnego.

Kara umowna a rodzaj świadczenia

Z treści art. 483 kc wynika, że kara umowna może być zastrzeżona jedynie na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Co do zasady zatem nie można zastrzegać kary umownej na wypadek opóźnienia w płatności, gdyż tą funkcję zasadniczo spełniają odsetki. Także nieprawidłową praktykę często stosują banki, które zastrzegają obowiązek zapłaty jakiejś kary na wypadek nieterminowego regulowania należności. Takie postanowienia należy uznać za nieważne, gdyż wolą stron nie może być modyfikowana norma kodeksowa. Należy jednak pamiętać, że w konkretnych okolicznościach zapłata takiej kary może zostać poczytana jako uznanie roszczenia i żądanie zwrotu wpłaconej tym tytułem sumy może okazać się niemożliwe.

Kara umowna a szkoda

Art. 484 § 1 kc stanowi, że w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.

Z powyższego wynika, że kara umowna należy się także wówczas, gdy obiektywnie rzecz ujmując wierzyciel nie poniósł żadnej szkody. Kwestia ta jest sporna w praktyce a sądy zazwyczaj przyjmują pośrednie stanowisko, w zależności od konkretnego stanu faktycznego. W wyroku z dnia 14 października 2015 roku (sygn. akt V CSK 32/15) Sąd Najwyższy stwierdził, że stwierdzenie, że brak szkody nie zwalnia dłużnika od obowiązku zapłaty kary umownej, nie oznacza, że relacja pomiędzy wysokością szkody a wysokością kary umownej nie ma znaczenia dla możliwości miarkowania kary umownej.